Agent Administratif - Cachan H/F - 93

Placé sous l'autorité du responsable du service du secrétariat général, l'agent recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il apporte une assistance permanente à l'équipe et au responsable de service en matière d'accueil, d'information, de communication, de gestion et de classement des dossiers.

Positionnement hiérarchique :
N + 1 : Responsable du secrétariat général
N + 2 : Directrice des affaires générales

Actes administratifs :
- Vérifie, enregistre et télétransmet si nécessaire, les actes administratifs au contrôle de légalité,
- Rassemble, classe et archive l'ensemble des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés et conventions),
- Participation à l'élaboration des registres des actes administratifs pour l'ensemble des instances,
- Classement et archivage de l'ensemble des instances : Conseil municipal, Conseil d'administration du CCAS,
- Affichage électronique des actes administratifs,
- Suivi des pièces annexes afférentes aux actes administratifs,
- Recherches d'actes pour les autres services ou pour les habitants de la ville.
- Participe à la préparation des conseils municipaux

Gestion du courrier :
- Gestion de l'ensemble du courrier entrant de la ville : ventilation dans les différents services, enregistrement et identification dans un logiciel métier, réalisation de photocopies.

Fournitures de bureau :
- Réalisation d'un état des stocks de fournitures de bureau nécessaires au réapprovisionnement des différents services de la ville et au fonctionnement du service
- Suivi de l'activité de la reprographie (commandes de papier et impression)

Accueil et secrétariat :
Réalise l'accueil physique et téléphonique du service.
- Réceptionne, traite et diffuse les informations.
- Saisit, met en forme et édite des travaux bureautiques.

Stagiaires :
Prise en charge et explication des missions du service

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Lieu de travail :
Direction des affaires générales
Maison des services publics
4ème étage
3, rue Camille DESMOULINS
94230 CACHAN

Temps de travail : 39h HEBDOMADAIRES

Particularités ou contraintes du poste :
Horaires fixes imposés.
Travail assis / travail sur ordinateur écran et clavier.