Agent Pole État Civil Élections - Cachan H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité du responsable du service Etat Civil (N+1) et la responsable du Service Relation Citoyen (N+2), vous serez chargé(e) de :
- Accueillir et renseigner le public sur les questions d'état civil
- Instruire et constituer les actes d'état-civil, enregistrer et délivrer les documents administratifs.

Le Service Relation Citoyen est composé d'une quinzaine d'agents de l'accueil unique dont le pôle élection
(3 agents).

Positionnement hiérarchique :
N+1 : Responsable du Pôle Etat Civil
N+2 : Responsable du Service Relation Citoyen

Instruction et constitution des actes d'état civil :
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, changement de nom, changement de prénom...)
- Délivrance des actes d'état civil
- Délivrance des autorisations funéraires
- Préparation des dossiers mariages et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention ...)

Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
- Traitement des demandes de cartes d'identité, de passeports, d'attestions d'accueil, de légalisation, de signature, de recensement militaire
- Assurer le traitement du courrier, des différentes boites mails
- Suivre l'archivage des dossiers.

Elections :
Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
Participer à l'organisation des élections
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Positionnement hiérarchique :
N+1 : Responsable du Pôle Etat Civil
N+2 : Responsable du Service Relation Citoyen

Lieu de travail :
Hôtel de ville de Cachan
8 rue Camille Desmoulins
94230 Cachan

Temps de travail : 39 h hebdomadaire

Particularités ou contraintes du poste :
Contrainte : permanence du jeudi soir jusqu'à 19h (1 à 3 fois par mois) et travail le samedi de 8h45 à 12h30 (1 à 3 fois par mois) et les après-midi lors de la célébration des mariages

Savoirs :
- Avoir connaissance de la réglementation en matière d'état-civil
- Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration et de l'environnement territorial,
- Maîtriser l'outil informatique (bureautique, logiciels métiers).

Savoirs - faire :
- Avoir une expérience de l'accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.

Savoirs-faire comportementaux :
- Savoir s'organiser dans son travail,
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Respecter le devoir de confidentialité, discrétion.

Savoirs-faire comportementaux :
- Savoir s'organiser dans son travail,
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Respecter le devoir de confidentialité, discrétion.