Les missions du poste
Sous l'autorité du responsable du service, l'assistant administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il apporte une aide permanente au responsable en termes d'organisation, de gestion administrative, comptable et budgétaire.
Positionnement hiérarchique :
N+1 : Chef de Service Bâtiments
N+2 : Directrice adjointe des Services Techniques
Secrétariat :
- Gestion de l'agenda et suivi des mails du chef de service
- Organisation / planification des rendez-vous
- Accueil physique et téléphonique
- Rédaction de notes et de courriers
- Commandes de fournitures
- Classement / Archivage
Gestion Administrative :
- Gestion des plannings et contrats des prestataires (renouvellement, avenants, révisions des prix, suivi des devis, rapports d'interventions, suivi des interventions, etc.)
- Suivi des congés des agents du service
- Suivi des heures supplémentaires et des astreintes
- Gérer l'organisation des visites médicales des agents
- Recherche de formations / concours en fonction des demandes et compléter le formulaire
- Suivi des demandes de stage (accord du chef de service, conventions, horaires, accueil et intégration)
Gestion comptable et budgétaire :
- Préparation et suivi d'exécution budgétaire (en collaboration avec le responsable)
- Edition, enregistrement et suivi des bons de commande
- Liquidation des factures
- Suivi des lignes de crédit, des virements, des rattachements, des engagements
S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Positionnement hiérarchique :
N+1 : Chef de Service Bâtiments
N+2 : Directrice adjointe des Services Techniques
Lieu de travail :
Ateliers Municipaux
44, rue des Saussaies - 94230 Cachan
Temps de travail : 39h
Le profil recherché
SAVOIR :
- Connaissances budgétaires et comptables
- Connaissance des marchés publics appréciée
- Connaissance de l'organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
- Avoir des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
SAVOIR - FAIRE :
- Maîtriser les techniques de secrétariat (rédactions, prise de notes, etc.)
- Bonne maîtrise de l'environnement informatique (Word, Excel...)
- Avoir une bonne expression écrite et orale
- Rendre compte de son activité à son responsable
APTITUDE / QUALITE :
- Avoir une capacité d'organisation
- Etre rigoureux, polyvalent, autonome
- Faire preuve de réactivité
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Logiciels bureautiques
- Classement des dossiers
- Word
- Traitement du courrier
- Prise de note