Chargé de Mission - Appui au Pilotage et Suivi Financier - Saint-Ouen-Sur-Seine H/F - Communes

Assurer le secrétariat administratif de la direction de l'architecture et des bâtiments.Contribue au pilotage de la direction à travers des outils de suivi, de reporting et de suivi budgétaireEn qualité de Chargé de mission - appui au pilotage et suivi financier, les missions confiées seront les suivantes :* Secrétariat de direction- Gérer l'agenda du directeur/chefs de service et organiser les rendez-vous ;- Planifier et préparer les réunions internes et externes ;- Rédiger les comptes rendus et notes ;- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes ;- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels ;- Gérer le courrier entrant et sortant ;- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs ;- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire ;- Tenir à jour les bases de données et fichiers de suivi* Organisation et logistique de la direction- Organiser les réunions, déplacements et événements de la direction ;- Gérer les salles, supports et besoins logistiques ;- Assurer le suivi des fournitures et besoins courants ;- Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien* Élaboration et suivi des outils de pilotage et reporting- Contribuer à la conception des tableaux de bord de la direction et à leur mise à jour ;- Consolider les données d'activité des services ;- Produire des indicateurs de suivi (activité, délais, avancement des projets, volumes de dossiers) ;- Réaliser des reporting réguliers pour la direction, pour les directions usagères, pour la hiérarchie et les élus ;- Améliorer les outils de reporting (Excel, outils collaboratifs)* Pilotage budgétaire de la direction- Assurer un suivi global des budgets de fonctionnement et d'investissement de la direction en appui des chefs de service ;- Consolider les données budgétaires en lien avec le service finances ;- Participer à la préparation budgétaire (BP, DM, CA) pour le périmètre de la direction ;- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire de la direction ;- Alerter la direction sur les écarts ou risques de dépassement* Appui transversal aux services- Faciliter la circulation de l'information entre services ;- Relayer les demandes vers les bons interlocuteurs ;- Apporter un appui administratif ponctuel aux équipes ;- Contribuer à la coordination interne de la direction ;- Accompagner l'accueil des nouveaux arrivants : matériels, outils, contacts, etc.

Vous disposez d'une solide expérience professionnelle sur des missions de secrétariat.Vous êtes autonome, rigoureux et vous êtes reconnu.e pour vos qualités de discrétion.Vous maîtrisez les procédures administratives et vous savez assurez un reporting de qualité.

• SGBD
• Gestion des fonds documentaires
• Reporting
• Analyse des performances financières historiques
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Permanence téléphonique