Gestionnaire Administrative Recherche H/F - Institut Superieur de Mecanique de Paris

Activités principales :
Sous la responsabilité de la responsable du service gestion et ingénierie de la Recherche
- Gestion administrative des doctorants (inscriptions, soutenances, .), collaboration avec la/le chargé(e) d'appui pour la Recherche (partage des informations et données correspondantes, relations avec les écoles doctorales)
- Gestion des hébergements (ALJT) pour les doctorants et invités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), et notamment la prise en charge administrative des nouveaux arrivants contractuels Recherche,
- Secrétariat de la Direction de la Recherche, Partenariats et Valorisation (DRPV) et de ses services, gestion des salles (réunions, convivialité) et moyens communs de la Recherche.
- Elaboration de guides pratiques, fiches de référence pour l'ingénierie de la Recherche
- Apporter un soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des activités Recherche et de ses manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) en collaboration avec les collègues du service.
- Répondre aux demandes d'informations des usagers, personnels et extérieurs
- Participer à la démarche qualité/DDRSE de l'établissement dans son périmètre d'activité
- Participation au déploiement d'un outil pour la gestion des contrats de Recherche

Connaissance, savoir :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
- Environnement administratif des laboratoires et des Écoles Doctorales.
- Réglementation et procédures de gestion administrative.
- Outils bureautiques et collaboratifs : suite Office, Teams, Sharepoint, Forms, réseaux sociaux.
- Outils de gestion de données.
- Connaissances de la Démarche Qualité

Savoir-faire :
- Gestion administrative
- Planification et logistique
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et collaboratif (Teams)
- Rédiger des supports d'information
- Mettre en oeuvre les procédures qualité et contribuer à leur suivi.
- Accueil du public
- Travail en équipe
- Savoir rendre compte

Savoir être :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Polyvalence et capacité à hiérarchiser les priorités.
- Autonomie.
- Sens du travail en équipe et du service public.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Réactivité et adaptabilité.
- Qualités relationnelles.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires (mutation, détachement) et aux contractuels (CDD de 12 mois renouvelable), salaire selon expérience.

Le poste est à pourvoir au 1er mai 2026.

Candidature à envoyer par mail à ****@****.** (CV + lettre de motivation).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion des données
• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Réseaux sociaux
• Autonomie
• SharePoint
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Contrôle qualité
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation