Secrétaire Général - Agence des Espaces Verts de la Région Ile de France H/F - Etablissements publics locaux

Au sein de la direction des ressources et moyens, le secrétariat général organise et gère les assemblées délibérantes de l'établissement. Il garantit la qualité des actes et le bon traitement des documents et archives.

En cohérence avec les orientations politiques, le secrétaire général organise la programmation, la préparation et la tenue des instances délibérantes de l'établissement. Il garantit, en lien avec les services, la pertinence et la qualité des actes. Il veille à l'exécution conforme des délibérations et décisions prises par les instances et par l'exécutif. Il conseille sa hiérarchie. Il assiste les services dans la confection et le suivi des actes. En lien avec les services régionaux, il pilote la gestion des archives de l'établissement et de la documentation. Il gère le courrier entrant.
Instances : conception et actualisation des outils adaptés de planification, de préparation et de suivi des instances ; régulation des ordres du jour sur une périodicité annuelle ; organisation logistique des instances ; rédaction des procès-verbaux de séance ; publication des actes ; en articulation avec le pôle juridique, garantie de la qualité des actes ; conception et mise en oeuvre des dispositifs de veille et de suivi des actes ; propositions d'optimisation du cadre de gestion ; veille réglementaire, information des élus et de la hiérarchie ; administration fonctionnelle du logiciel de gestion des instances, interface avec le contrôle de légalité ; gestion des déplacements des élus.

Archives : dans le cadre déterminé par les services régionaux et en transversalité avec les services de l'Agence, détermination des principes et mise en oeuvre des modalités de traitement des documents produits par l'Agence : établissement du cadre, de la périodicité et des modalités d'archivage : classement, destruction, versement ; établissement de supports et guides pour les services ; suivi des versements.

Documentation : recensement des besoins, gestion de la documentation, des abonnements et adhésions ; lien avec les services régionaux pour l'usage mutualisé des ressources documentaires.

Courrier : enregistrement et diffusion du courrier entrant.

Gestion administrative et du budget : veille juridique et réglementaire, recensement et régulation des besoins des services sur les budgets affectés (documentation, adhésions...), préparation, exécution et suivi du budget alloué, encadrement des collaborateurs occasionnels.

QUALIFICATION: Bac +3 à Bac +5 dans le domaine juridique ou équivalent

• Veille juridique
• Création d'une base documentaire
• Traitement du courrier