Assistant ou une Assistante de Gestion 162-26 - Conseil Régional d'Ile de France H/F - Conseils régionaux

Employeur de premier plan avec près de 10 000 agents, la Région Île-de-France est une collectivité territoriale et porteuse de nombreux projets ambitieux au service de la vie quotidienne des Franciliens : environnement, transports, lycées, transformation numérique, développement économique...

A proximité immédiate de Paris et directement accessible par les lignes de métro 13 et 14, la Région est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen, offrant un environnement de travail moderne et innovant : télétravail, outils collaboratifs, bâtiment HQE, open space, conciergerie, salle de sport, multiples espaces de restauration...

Confiance, responsabilité, autonomie et sens du collectif sont au coeur des relations professionnelles que nous construisons chaque jour avec nos collaborateurs, hommes et femmes passionnés par leur métier.

Assurer la gestion administrative et le suivi des activités du service

Traiter le courrier, réaliser les publipostages et assurer le suivi du circuit des parapheurs et des documents administratifs via l'outil ELISE.

Préparer et envoyer les conventions, saisir et mettre en forme les documents professionnels, trier et classer les dossiers.

Être le référent de l'archivage du service : conseiller les agents sur les bonnes pratiques, coordonner le classement et contribuer à l'archivage des documents.

Assurer l'accueil téléphonique, filtrer et orienter les appels, organiser les réunions de service et participer au recensement des demandes de congés.

Contribuer à la gestion territoriale du Budget d'autonomie éducative francilien

Répondre aux sollicitations des établissements scolaires des Yvelines (78) et des Hauts-de-Seine (92) relevant de votre secteur.

Préparer et rassembler les pièces nécessaires aux audits réalisés par le chargé de mission.

Assurer le suivi administratif des demandes et faciliter les échanges avec les établissements concernés.

Participer à l'organisation matérielle et logistique du service

Apporter un appui à l'organisation des réunions et des événements : réservation de salles et de véhicules, préparation des bons de commande et coordination logistique.

Contribuer à l'organisation des réunions d'information avec les lycées et les partenaires associatifs et académiques.

Préparer et mettre en forme les documents et dossiers, organiser les rendez-vous et assurer la liaison avec les agents du service et les autres directions.

Vous connaissez l'environnement administratif et institutionnel d'une collectivité territoriale ainsi que les principes du service public, notamment les exigences de déontologie, de probité et de discrétion professionnelle. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, les techniques de rédaction et d'accueil, ainsi que les méthodes de classement et d'archivage. Une connaissance des outils de gestion documentaire, notamment ELISE, constitue un atout.

Vous savez organiser votre activité, planifier les tâches et hiérarchiser les priorités dans le respect des délais et des procédures. Vous êtes capable de rédiger et de mettre en forme des documents professionnels, de traiter et d'exploiter des informations, de suivre des dossiers et d'alerter en cas de difficulté. Vous faites preuve d'adaptabilité et êtes disposé à vous former aux nouveaux outils et aux évolutions des procédures internes.

Reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre réactivité, vous appréciez le travail en équipe et savez coopérer avec des interlocuteurs variés. Votre qualité d'écoute, votre aisance relationnelle et votre sens du service vous permettent d'accueillir, d'informer et d'orienter efficacement les agents et les partenaires. Vous adoptez une posture respectueuse de chacun et êtes sensible aux enjeux d'égalité, d'inclusion, de diversité et de transition écologique.


+ Spécificités

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

Plusieurs formules de temps de travail au choix
Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
3 restaurants d'entreprise sur site
Salle de sport sur site
Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de 100 à 300 € par an)
Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l'accompagnement professionnel :

Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning)
Un campus des cadres à destination des encadrants
Un réseau de professionnels RH pour accompagner l'évolution des talents

• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Publipostage
• Respect des délais
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Sens de l'organisation